Franchising e a sua Documentação
O Franchising é a replicação de um conceito de sucesso. Para assegurar que a passagem de know-how é realizada de forma correta, o franchising deve possuir diversos documentos:
A documentação legal:
O Contrato de Franchising, assim como o pré-contrato de franchising, é o documento que rege a ligação entre franchisado e franchisador.
Constitui o pilar básico de qualquer franquia, pois regula a relação entre as partes ao longo da sua vigência. Este documento deve ser adaptado à legislação comunitária sobre franchising (Código Deontológico Europeu de Franchising), à legislação nacional e às regras e regulamentos de cada setor de atividade aplicável ao franchising em questão.
O Pré-Contrato de Franchising é uma figura que permite ao franchisado reservar uma determinada área de intervenção enquanto procura o espaço ideal para implementar a sua unidade de franchising ou enquanto procura resolver questões relacionadas com financiamento ou outras situações que não permitam a assinatura do Contrato de Franchising definitivo.
A documentação de informação comercial:
Este tipo de documentação é necessária para que o franchisador possa comunicar as características do seu modelo de franchising.
O Dossier de Informação de Franchising é o documento onde consta um resumo apelativo do conceito e valores de investimento associados ao mesmo. Para além desta natureza informativa, têm um valor comercial importante, pois este documento deve conseguir transmitir as vantagens da Marca e obter a atenção e interesse por parte dos potenciais franchisados.
A documentação operacional:
São os Manuais de Franchising, também conhecidos como documentos operacionais.
O sistema de franchising baseia-se na replicação das técnicas comerciais, operacionais, económicas e de gestão de um negócio com sucesso, como tal é obrigatório que existam os manuais que definam e expliquem essas mesmas técnicas.
Os Manuais de Franchising dividem-se em:
Manual de Operações de Franchising é o documento onde constam todos os procedimentos que permitam que o produto ou serviço vendido seja realizado sempre com o mesmo padrão de qualidade independentemente do operador, loja ou localização e de acordo com o preconizado pela Marca.
Manual Comercial e de Marketing é o documento que guia o franchisado na gestão comercial da sua unidade. Através dele o franchisado conhece quais as técnicas de Marketing a utilizar para fazer crescer a sua unidade e quais os procedimentos comerciais junto dos seus clientes.
Manual de software permite ao franchisado operar os sistemas de faturação, de CRM, stocks, emails… e como reportar os resultados da sua operação ao franchisador.
A criação de Documentação de qualidade no Franchising deve ser uma aposta importante do franchisador. Não só estará a garantir que o franchisado possui toda a informação necessária, como no futuro irá poupar muito do seu tempo dedicado ao suporte a franchisados.